"PDF fakturor via e-post är det bästa jag vet!"

"The ReadSoft effect" hos: Familjebostäder
Lösning för: Elektronisk fakturahantering med e-fakturan i fokus
Bransch: Bostad
Land: Sverige

Familjebostäder äger, förvaltar och hyr ut bostäder och lokaler i Stockholm och var pionjär inom området "bra bostäder för barnrika familjer". Företaget grundades 1936 och är idag ett bolag inom koncernen Stockholms Stadshus AB. Familjebostäder är tidigt ute även med e-fakturor och tar idag emot ca 30 % av sina leverantörsfakturor elektroniskt.  

Pionjär inom elektronisk fakturahantering

Familjebostäder i Stockholm såg tidigt potentialen i elektronisk fakturahantering och redan 1995 körde de sina första fakturor i en elektronisk attestrunda. Nu är företaget inne på sitt andra fakturahanteringssystem och har flyttat fokus till e-fakturor.

"Runt milleniumskiftet hände mycket på systemsidan. Vi bytte ut vårt dåvarande och började samtidigt tolka informationen på fakturorna som vi tidigare stansat in manuellt. Med nytt system och automatisk tolkning minskade vi personalstyrkan för fakturahanteringen från fyra personer till en med oförändrad fakturavolym" berättar Claes Norrman, controller på Familjebostäder.

Utöver effektiviseringsvinster öppnade tolkning av fakturorna för möjligheten att ta in e-fakturor i olika format. Som ett naturligt nästa steg arbetar Familjebostäder nu på att få fler leverantörer att skicka e-fakturor istället för pappersfakturor.

Flera ingångar

Familjebostäder tar in fakturor på tre sätt; via papper, email och EDI. Bolag inom Stockholms Stad driver skickandet av EDI-fakturor och Familjebostäder gör sitt bästa för att det ska fungera. "Vi har tagit emot EDI-fakturor från tre leverantörer sedan 2003. Formatet i sig innebär vissa begränsningar för vad vi kan göra i Vismas Invoice Manager och all information som vi är vana vid från pappers- och pdf-fakturor är inte med. Dessutom tillkommer för närvarande ett extra manuellt steg i hanteringen för att klara våra säkerhetskrav. Det innebär en manuell kontroll av varje EDI-fil innan vi kan flytta över den till Invoice Manager för kontroll och sakgranskning.

Av de tre format vi tar emot är det PDF som ökar mest, och i dag utgör PDF fakturor via e-post ca 20 % av vår fakturavolym", säger Claes.

Ett enkelt val

"Om jag fick råda skulle vi bara ta emot e-postfakturor. Pappersfakturor är en miljöbov och scanning innebär ett extra arbetsmoment som dessutom ger en något lägre bildkvalitet än PDF fakturorna vi tar emot via e-post. Från EDI-fakturorna genereras en stereotyp bild som inte liknar den pappersfaktura vi är vana att hantera. Att den också saknar viss information vi är vana att se vid granskning gör att vi föredrar fakturorna som kommer i PDF-format. Dessutom är kostnaden hög för oss för att kunna ta emot EDI-fakturor från en ny leverantör och det tar tid och kraft innan den första fakturan hamnar rätt. I våra första försök tog det månader innan vi kunde ta emot fakturan korrekt. Den första e-postfakturan tog minuter och är lika detaljrik som en pappersfaktura" berättar Claes Norrman.

"Jag pratar om PDF fakturor via e-post i princip varje gång jag ringer en leverantör"

Familjebostäder har gjort ett par utskick till de leverantörer som skickar fler än 100 fakturor per år för att öka andelen e-postfakturor. "Oftast när jag pratar med en leverantör passar jag på att berätta om fördelarna för både dem och oss om de börjar skicka PDF fakturor via e-post. Det är enkelt och helt kostnadsfritt. Leverantören använder den e-postadress och rubrik som jag ger dem. Det är allt som behövs, och första fakturan är på väg. Såväl leverantören som jag som kund sparar tid, pengar och miljö. Jag förstår inte varför inte fler skickar e-postfakturor", avslutar Claes Norrman på Familjebostäder i Stockholm.