Krångliga fakturor går också bra

"The ReadSoft effect" hos: SBC
Lösning för: Elektronisk fakturahantering med e-fakturan i fokus
Bransch: Bostad
Land: Sverige

PDF-faktura via e-post – om SBC själv får välja.

Hur många brev skickar du med post nuförtiden? Inte särskilt många eller hur? Men när det gäller fakturor så verkar det vara annorlunda. Här är det oftast gammal hederlig snigelpost som gäller. Fast varför ska det vara så? Borde det inte vara snabbare, billigare och miljövänligare att skicka och ta emot fakturor elektroniskt? Den frågan ställde sig Sveriges BostadsrättsCentrum (SBC) och beslutade sig för att göra något åt saken.

SBC är en organisation som hjälper bostadsrättsföreningar med allt från byggnation till förvaltning. I förvaltningsdelen ingår att sköta ekonomin åt cirka 2400 bostadsrättsföreningar runtom i Sverige vilket i sin tur inkluderar hanteringen av cirka 300 000 fakturor varje år. De flesta av dessa fakturor kommer fortfarande in på papper, och även om SBC har en väl fungerande programvara för att skanna och extrahera information från pappersfakturor* så är det ändå mycket administration med att öppna kuvert, sortera dokument och verifiera att skanningen är korrekt. 

Mot denna bakgrund bestämde sig SBC för att försöka få in fler fakturor elektroniskt och under våren 2007 gick de för första gången ut och frågade sina kunders leverantörer. ”Det gick rakt åt pipan,” säger Nils Gothin, IT-chef på SBC, med ett snett leende. ”Jag tror att många ännu inte var mogna för att ta steget till e-faktura. De som var det, pratade mest XML och EDI-fakturor, som förvisso fungerar alldeles utmärkt, men kräver ganska mycket teknisk handpåläggning för att hantera.”

Enklare teknik

Men SBC gav inte upp. I början av 2009 gjorde de ett nytt försök och ringde runt till leverantörer och frågade om de kunde skicka sina fakturor elektroniskt istället. Och nu var gensvaret ett annat.

”Dels tror jag att marknaden har mognat, och dels så kunde vi nu peka på en mycket enklare teknik för att skicka efakturor. Man skickar helt enkelt iväg sin faktura som en PDF i ett vanligt e-mail,” säger Nils Gothin.

Så fungerar det

Fakturan skrivs som vanligt i ett ekonomisystem eller i Word, Excel etc. Därefter konverteras den till en PDF fil och skickas iväg som en bifogad fil i ett vanligt e-mail. På SBCs servicecenter i Sundsvall kan programvaran INVOICES från ReadSoft läsa av PDF-fakturan och extrahera alla information för automatisk överföring till SBCs fakturahanteringssystem. Ingen på SBC behöver egentligen se fakturan förrän den finns för attestering och behandling i systemet. Den stora vinsten ligger i att man inte behöver lägga tid på manuell hantering av fakturor vilket alltid är fallet med pappersfakturor (även om de skannas). På SBC har man redan kunnat se en ökad effektivitet.

Mindre krångel

”Vi vill väldigt gärna ha in så många leverantörsfakturor som möjligt på elektronisk väg och kan egentligen ta emot de flesta format,” säger Nils Gothin. ”Men jag gillar verkligen PDF-fakturor. Framförallt är enkelheten väldigt tilltalande. De tär helt enkelt mindre krångel ju mindre teknik som är inblandad. Så länge fakturan hamnar i rätt e-postlåda så är det inga problem. Då går informationen från fakturan automatiskt rakt in i fakturahanteringssystemet för vidare behandling.” 

Vad är egentligen en e-faktura?

Kortfattat kan man säga att det finns två sorters e-fakturor:

1. Standardiserade textfiler t ex XML (Extensible Markup Language) eller EDI (Electronic Document Interchange). Denna typ av e-fakturor är enkel för datorer att förstå men är desto mer svårläst för oss människor. Det finns dessutom många olika typer och standarder.

2. Digitaliserade fakturabilder baserade på format som t.ex PDF (Portable Document Format). Den största fördelen med denna typ av e-faktura är enkelheten. Avsändaren skickar en bild av fakturan i ett e-mail till mottagaren som i sin tur tar hand om e-fakturan enligt samma process som för alla andra fakturor.