Västerås stad läser formulär med svindlande hastighet och minskar kostnaderna med 98 %

"The ReadSoft effect" hos: Västerås Stad
Lösning för: Enkäthantering
Bransch: Kommun
Land: Sverige

Avdelningen Utredning och Statistik på Västerås stad genomför regelbundet enkäter som beställs av olika delar av kommunen, som t ex vårdinrättningar, skolor, fastighetsförvaltning. Enkäterna postas till invånarna i Västerås för att få reda på hur de vill att den kommunala servicen ska utvecklas. Varje år skickar enheten ut drygt 20 000 enkäter till medborgarna som fyller i och skickar tillbaka merparten av dessa enkäter. Detta innebär tusentals kuvert som ska sprättas upp och massor med jobb med att knacka in datan i datorer för vidare behandling. Eller rättares sagt, det gjorde det ända till Västerås Stad hittade ett sätt att få datorer att ta hand om registreringen, och det med en smått ofattbar hastighet.

En kopp kaffe tack!

”Numera stoppar vi i en hög med 1000 enkäter åt gången i en scanner, trycker på start och går och tar en kopp kaffe, säger Fredrik Alm utredare på Utredning och Statistik och skrattar. Skämt åsido, kaffepausen tar vi en annan gång eftersom vi har annat att göra men helt klart är att ReadSofts lösning tagit över den tråkiga manuella registreringen av enkäterna. Och det på ett sätt jag knappast kunnat drömma om!

På beställning från olika förvaltningar inom Västerås stad levererar Fredriks enhet undersökningar, enkäter och utvärderingar som används inom exempelvis skola, omsorg och frågor riktade till medborgarna. I början av 2000-talet sköttes all registrering manuellt av personal som ägnade månader åt att läsa och sammanställa resultat från enkäter och undersökningar. 2001 hade man fått nog och började leta efter teknologi som kunde automatisera arbetet. Efter upphandling föll valet på ReadSofts programvara FORMS som med teknologi för optisk teckenigenkänning kan läsa hand- eller maskinskrift. Och satsningen var minst sagt en femetta för Västerås stad som sparat mycket tid och pengar under åren. 

Besparing på 98 %

"Tidsbesparingen är enorm. Från att ha hanterat 75 enkäter/timme kan kommunen nu hantera 4 000 enkäter/timme. Det är drygt 53 gånger snabbare än tidigare säger Fredrik och skakar på huvudet innan han tillägger: Priset per enkät har därmed minskat från 7,3 kr/enkät till 0,1 kr/enkät vilket gör att vi sänkt kommunens enkäthanteringskostnader med 98 procent. Det är knappt man tror siffrorna men det är faktiskt verklighet!"

Effektiviseringen har medfört att Västerås stad nu kan genomföra fler enkäter än tidigare, till betydligt lägre kostnad och även fokusera mer tid på projekt som man inte hunnit med tidigare, som t ex befolkningsprognoser.

Med framgången följer också stadigt växande volymer. I år väntas antalet enkäter överstiga 20 000 med råge och nyligen skickades en skolenkät ut i till 15 000 elever och föräldrar i kommunen. 11 500 svar kom in och tolkningen av dessa tog endast ett par dagar. Redan en månad efter enkäten hade kommunen sammanställt hela materialet. När kommunen gjorde motsvarande enkät för några år sedan tog det ett helt år innan resultatet presenterades.

Högre kvalitet

”Utan att ha ett exakt tal på vad vi sparat i pengar så vet vi att det rör sig om betydande summor. Därutöver har vi idag högre kvalitet och tillförlitlighet i vår hantering av enkäter. Inte minst är det också en satsning på arbetsmiljön eftersom vi plockat bort ett mycket monotont och slitsamt manuellt arbete. På det stora hela är ReadSofts insats för oss betydande och jag kan varmt rekommendera dem och teknologin till andra kommuner i Sverige", säger Fredrik och hastar vidare till nästa projekt inom Västerås stad.

Fakta:
• En höghastighetsscanner från Fujitsu läser drygt en enkät i sekunden

• Scannern läser dubbelsidiga enkäter i samma inläsning

• Scannern kan matas med 1000 enkäter åt gången

• På en timme läses max 4200 enkäter