ReadSoft ökar affärsnyttan hos K-Rauta

- Låt oss vara klara över en sak. IT har existensberättigande bara när det kan stötta det man vill uppnå. Hos oss är införandet av elektronisk fakturahantering något av det mest framgångsrika projekt jag upplevt och det har gjort ett rejält avtryck i vårt resultat, säger Otto Beronius, IT-chef K-Rauta. Men låt oss först göra en återblick.

Det var när K-Rauta 2002 bestämde sig för att centralisera arbetet med att processa leverantörfakturor som fröet till dagens lyckade projekt föddes. Hur man skulle gå till väga återstod att lösa men behovet var skriande. Med långa, krångliga och detaljrika fakturor hade den manuella arbetsinsatsen vuxit oroväckande hos K-Rauta. Tiden för att stämma av 50 000 fakturor med ibland hundratals artikelnummer mot orderdata var omfattande och kostnaderna för den manuella hanteringen avskräckande. Istället skulle hanteringen centraliseras och läsning, tolkning och matchning utföras av datorer.

- När vi såg oss om efter teknologi för att lösa denna utmaning hamnade vi snabbt hos ReadSoft. Deras erfarenhet av elektronisk fakturaläsning och flödet kring detta var så imponerande att valet var givet. Sedermera har vi fått bevis för att vi inte kunde gjort ett bättre val! När nu valet var gjort inleddes ett intensivt arbete med att integrera och specialanpassa programvaran INVOICES med K-Rautas ekonomi -och ordersystem. Inte nog med att programvaran skulle scanna, tolka och verifiera informationen på varu -och omkostnadsfakturor. Ännu viktigare var att systemet skulle klara av att tolka fullmatade fakturor med ibland så många som 200 artikelrader. Men utmaningen stoppade inte med detta:

- Min vision var att programvaran på detaljnivå skulle kunna matcha all information på fakturan med de orderuppgifter vi har i vårt ordersystem. I och med det skulle ett enormt tidskrävande manuellt arbete försvinna och brister och överfaktureringar upptäckas. Fortare än något riktigt vågat hoppas på blev visionen verklighet hos K-Rauta och på utlovad tid började den lilla ”INVOICES” avdelningen scanna fakturor från allt fler leverantörer. Idag har K-Rauta ca 200 huvudleverantörer vars fakturor läses och matchas automatiskt.

- Rent konkret innebar det nya sättet att arbeta att vi inte behövde bygga upp en helt ny fakturaavdelning med 15 personer. Istället sköter knappt tre personer hela processen. Ytterliggare en stor besparing är att K-Rauta numera blixtsnabbt hittar överdebiteringar på fakturor från leverantörer. Genom att stämma av överenskommet pris på ordern med den inlästa fakturan sparar företaget i snitt 35 kronor per faktura, bara genom att systemet hittar felet. Att manuellt leta sig igenom och stämma av hundratals artiklar är inte på långa vägar lika effektivt som att ta hjälp av datorer.

- Datorer är outtröttliga och genar inte över gräsmattan som vi människor har en förmåga att göra, säger Otto med ett leende och fortsätter: Med vårt nya system kan vi arbeta mycket professionellt mot leverantörer och därmed bygga ett gott varumärke som ett företag som har full koll. Fast mitt i allt det tekniska poängterar Otto att man aldrig ska bära på en övertro för IT-stöd utan istället leva efter att personalen är den viktigaste resursen. Ett sätt att leva efter detta är att ge personalen vettigast möjliga IT-verktyg och det tycker Otto att man lyckats med på K-Rauta. - Vi har inte sett några trösklar för att hantera arbetet med scanning bland personalen. Tvärt om så har kollegorna mycket snabbt tagit till sig tekniken och är idag förtjusta över hur enkelt den är att arbeta med.

Vad gäller samarbetet med ReadSoft är IT-chefen kristallklar.

- Vårt gemensamma projekt är utan tvekan ett av det bästa och mest vinstrika jag upplevt. Företaget levererad högsta möjliga produktkvalitet, nytta och konsultation och jag kan med varm hand rekommendera andra att dra nytta av ReadSofts verkligt smarta lösningar, avslutar Otto Beronius, IT chef K-Rauta.