”Varför har vi inte gjort det här tidigare?”
"The ReadSoft effect" hos: Tage Rejmes Bil AB
Lösning för: Elektronisk fakturahantering
Bransch: Bilar
Land: Sverige
Tage Rejmes Bil AB är ett av Sveriges största familjeägda bilhandelsföretag med 25 anläggningar för försäljning och service på 15 orter. Under år 2007 levererade Rejmekoncernen drygt elva tusen nya och begagnade personbilar, transportbilar och lastvagnar av märkena Volvo, Renault, Ford och Mazda.
Med 85 000 inkommande fakturor till en gemensam faktureringsadress, manuell inknappning, och internpost för attest i koncernens 25 anläggningar fanns utrymme för förbättringar. Eftersom man redan hade IFS plattform för produktions-, ekonomi- och CRM-system var eFaktura från samma leverantör ett naturligt val. INVOICES från ReadSoft fångar innehållet på fakturorna och överför informationen till IFS eFaktura.
Kontroll och snabbhet avgjorde
”Vårt arbete blev mycket effektivare när vi automatiserade. Pappersfakturor rör vi bara när vi lägger dem i scannern och sedan flyttar över dem till arkivlådan. Ingen kopiering, konteringsstämpel eller insortering i pärmar”, berättar Mattias Andrae, ekonomichef. ”Elektroniska fakturor går direkt ut för attestering.”
Miljö var och är en viktig aspekt
Rejmekoncernen arbetar aktivt med att förebygga och minska miljöbelastningen från verksamheten. Övergången till elektronisk fakturahantering innebär minskad förbrukning av papper och kuvert och mindre mängder post att transportera. Utöver miljöeffekten innebär förändringen också en kostnadsbesparing, som bara i porto räknat uppgår till ett par hundratusen kronor om året.
PDF-fakturor kan bli nästa steg
Genomloppstiden från att en faktura anländer tills att den är definitivbokad och betald har kortats ner avsevärt. För att ytterligare effektivisera processen arbetar Rejmekoncernen mot en ökad andel e-fakturor. Idag anländer 15 000 fakturor elektroniskt från företagets största leverantör, VOLVO. PDF-fakturor via e-post kan bli nästa steg och kommer att vara intressant för såväl små som stora leverantörer.
Endast positiva reaktioner
”Jag hade förväntat mig ett större motstånd mot ännu ett nytt internt system men det här var nog ett av de enklare jag infört”, berättar Mattias. ”Förändringen i arbetssätt var efterlängtad och möttes av positiva reaktioner och frågeställningar som –varför har vi inte gjort det här tidigare? Sammanfattningsvis kan jag bara säga att vi är mycket nöjda. Det fungerar bra och jag vill verkligen rekommendera ReadSoft” avslutar Mattias Andrae.