DOCUMENTS
Låt datorn sortera dina inkommande dokument
DOCUMENTS automatiserar det tidskrävande arbetet att sortera och indexera dokument. Allt du behöver göra är att samla dina inkommande dokument på papper eller i elektronisk form. Sedan gör programvaran resten.
Automatisk klassificering och indexering innebär mer effektiv dokumenthantering vilket ger snabbare handläggningstid och minskade kostnader.
Automatisk klassificering
DOCUMENTS analyserar varje inkommande dokument och bestämmer vilken typ det är. Är det en faktura, ett orderformulär, en skaderapport, en kreditansökan, en adressändring etc.? Programvaran buntar därefter ihop dokumenten i grupper, exempelvis alla dokument som hör till samma ärende.
Indexering gör dokumenten återsökningsbara
Efter att dokumenten har blivit klassificerade, extraheras nyckelinformation från dokumenten. Det kan vara kontonummer, försäkringsnummer, namn, adresser m.m. DOCUMENTS hittar informationen automatiskt oavsett om den finns på olika ställen i olika dokument.
Nyckelinformationen sparas därefter i ditt affärssystem tillsammans med de klassificerade dokumenten. Detta innebär att dokumenten är sökbara på de kriterier du har valt att indexera.
Lämpligt för:
Företag och organisationer som hanterar stora mängder dokument.
DOCUMENTS kommer att:
Effektivisera verksamheten
Information görs automatiskt tillgänglig i rätt system hos rätt person, utan manuell handläggning.
Förbättra servicegraden
Med kortare handläggningstid ger du kunder svar och besked snabbare vilket ökar trivsel hos kunder och personal.
Öka produktiviteten
Personalen kan koncentrera sig på ärendehantering istället för dokumentsortering och pappersvändning.
Förbättra kontrollen
Automatiska valideringskontroller och minskat personberoende ger dig bättre överblick över ditt dokumentflöde och ökad kontroll över affärskritiska informationsflöden.
Tekniska detaljer
Papper, fax, e-post PDF etc.
DOCUMENTS kan ses som en tratt för alla dina inkommande dokument. Oavsett om de kommer in via papper, fax, e-post, PDF, etc., infogas dokumenten i arbetsflödet.
Programvaran läser dokument på samma sätt som vi människor gör. Den letar efter exempel på logotyper, nyckelord och kombinationer av ord och utformning. Dessutom kan programvaran använda streckkoder för att avgöra vilken dokumenttyp det är och vilket målsystem det ska till.
Ett exempel
Ett försäkringsärende innehåller ett standardformulär, en skaderapport och ett brev. DOCUMENTS bestämmer dokumenttyper, kopplar samman dokumenten med varandra och överför informationen till ärendehanteringssystemet.
Eftersom DOCUMENTS har identifierat nyckelinformationen, kopplas dokumenten automatiskt till rätt ärende och är omedelbart sökbara i systemet. För handläggaren innebär det att alla arbetsmoment före komplettering och inregistrering sker automatiskt.
I efterhand anländer bilder för bevis av skadans uppkomst samt ett handskrivet brev. Nästa gång handläggaren loggar in i ärendehanteringssystemet finns det kompletterade ärendet tillgängligt i sin helhet.
Integration med andra system
Programvaran är byggd för att integreras med andra system. Datan från DOCUMENTS förs enkelt över till ditt ERP-system, arkiv, ärendehanteringssystem etc.