INVOICES
Automatisk inläsning av fakturor, rakt in i ditt affärssystem
INVOICES är världens mest använda programvara för datafångst på fakturor. Programvaran läser automatiskt information från alla typer av inkommande fakturor (PDF via e-post, papper, Svefaktura etc).
Validering och verifiering hanteras också automatiskt eftersom INVOICES har förinställda landsprofiler för momssatser, valuta, datumformat mm. Därefter exporteras informationen till ditt attest- eller affärssystem för kontering, godkännande och betalning.
För att ytterligare effektivisera din fakturahantering kan du matcha inkommande fakturor mot inköpsordrar. INVOICES tolkar informationen på radnivå vilket automatiserar avstämning mot lagda ordrar på artikel och styckprisnivå.
INVOICES är första steget till elektronisk fakturahantering (EFH). Programvaran kan ses som en tratt där alla dina fakturor kommer in, oavsett format.
Lämpligt för:
Alla organisationer och företag som tar emot mer än 2 000 fakturor per år.
INVOICES kommer att:
Förbättra lönsamheten
Kostnader för manuell instansning och verifiering elimineras, det märks på sista raden.
Öka kontrollen
Du får snabba och korrekta ekonomiska rapporter och kan enkelt återsöka alla fakturor.
Ge snabb återbetalning
Elektronisk fakturahantering spar tid och pengar i alla organisationer och har sällan en ROI på över ett år.
Förbättra arbetsmiljön
Din personal befrias från tråkiga och monotona arbetsuppgifter och kan koncentrera sig på mer produktivt arbete.
Tekniska detaljer
Vilka typer av fakturor kan hanteras?
- XML (Svefaktura, Finvoice m.fl.)
Även om det finns många olika standarder för XML-fakturor, kan INVOICES läsa fakturan och skapa en bild för användning i attesteringsprocessen. - Papper
Trots all teknologi omkring oss är papper fortfarande det vanligaste sättet att skicka fakturor, (och kommer så att vara under den närmaste framtiden). INVOICES skannar dina fakturor och tolkar den digitala bilden. - PDF via e-post
E-post är ett enkelt och utmärkt sätt att skicka e-fakturor på, och PDF-formatet hanteras redan av de allra flesta. En stor fördel är att informationen kan läsas av både datorer och människor. - Bilder
Givetvis kan INVOICES läsa alla typer av bildformat som t ex TIFF, PNG, JPG, PDF etc. - Fax
Fax importeras som en bild direkt från fax-servern och kan därefter tolkas som vanligt.
Självlärande teknologi
Eftersom INVOICES automatiskt lär sig var på fakturan informationen finns och bygger upp en kunskapsbas (Knowledge Base) för varje leverantör, blir inläsningen optimal.
Kontroll av faktura och leverantör
INVOICES håller reda på vilka sidor som hör samman och jämför uppgifter från fakturorna med ditt leverantörsregister. Har du flera juridiska enheter som ansvarar för betalning av fakturor (”betalare”) jämförs de också.
Det innebär att alla leverantörsuppgifter blir korrekta, att fakturan kommer till rätt betalare och, inte minst viktigt, att fakturor från okända leverantörer inte bara kan slinka igenom.
Automatiskt stöd för fakturor från många olika länder
Det kan finnas flera saker som skiljer sig mellan fakturor från olika länder. Språket, naturligtvis, men också momssatser och sättet att ställa upp en faktura.
INVOICES är förprogrammerat med de uppgifter som är speciella för en rad länder, i så kallade landsprofiler. I och med att leverantören identifieras är ursprungslandet känt. Med den korrekta landsprofilen får man automatiskt en mycket hög tolkningsgrad.
Artikelrader
INVOICES kan läsa artikelrader (line items), vilket möjliggör automatisk matchning mot inköpsorder. Den besparing i tid och arbete som detta innebär, ökar väsentligt värdet av elektronisk fakturahantering.
Automatisk kontrollräkning av summor och momsbelopp
INVOICES kan genomföra en rad automatiska kontroller, som till exempel:
- Kontroll av att antalet artiklar gånger styckepriset i artikelrader stämmer med delsummorna
- Att totalsumman blivit korrekt
- Att momsen stämmer
- Att sista betalningsdag är rimlig och mycket annat.
Om allt stämmer kan fakturan skickas vidare utan att den behöver kontrolleras manuellt.
Personliga inboxar för snabb och säker verifiering
Fakturor, där något inte stämmer, slussas vidare till manuell verifiering. Där har varje operatör eller grupp av operatörer en egen in-box med de fakturor man är behörig att behandla, och inga andra. Detta ger dels en möjlighet att styra arbetsflödet och -belastningen, dels en begränsning av obehörig insyn.
Integration med andra system
En av INVOICES stora fördelar är att den enkelt integreras med olika attest- och ekonomisystem. Tillsammans med våra partners erbjuder ReadSoft en komplett lösning för din fakturahantering, eller ännu hellre som en del av inköpsprocessen.